Gita Jaya 4 : Komputerisasi

Sebagai akibat perkembangan kegiatan pemerintahan dan pembangunan, beban pekerjaan administratif semakin meningkat. Hal tersebut dirasa perlu diimbangi dengan sistirn pengolahan yang effisien dan tertib. Setelah menilai dengan seksama kebutuhan. tertib administrasi itu, saya mengambil keputusan untuk memodernisir administrasi Pemerintah DKI Jakarta dengan pemakaian alat pengolahan data secara elektronis atau komputer.

Pada hakekatnya, usaha komputerisasi ini mempunyai tujuan untuk dapat mengolah data dalam volume yang besar dengan waktu yang singkat, agar laporan-laporan dapat disajikan tepat. pada waktunya. Dalam pada itu, dengan komputerisasi saya ingin menertibkan sistim administrasi yang ada sekarang guna memudahkan pimpinan mengambil keputusan yang tepat. Sebab saya pikir sudah saatnya untuk memodernisasikan sistim administrasi Pemerintah DKI Jakarta menuju suatu pola kesatuan pengolahan informasi (Integrated Management Information System).

Kegiatan persiapan komputer itu dilakukan selama 3 tahun, yaitu dimulai tahun 1970 sampai dengan 1973. Selama masa persiapan tiga tahun itu, kegiatan-kegiatan persiapan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
* Melakukan penelitian pendahuluan dan penyusunan program kerja.
* Menyiapkan dan mendidik tenaga-tenaga teknisi dengan mengutamakan pemberian kesempatan kepada pegawai yang sudah ada terlebih dahulu.
* Menyediakan lokasi dan peralatan-peralatan seperlunya.
* Melakukan latihan praktek bagi para petugas.
* Mengerjakan usaha-usaha persiapan pengumpulan data (input) terhadap kegiatan peragian air minum dan perpajakan.

Berita bahwa DKI sudah punya komputer sejak 1973, terdengar sampai ke pak Harto dan Bu Tien. Pak Harto memuji kehebatan Ali Sadikin dan keberanian Ali Sadikin dalam memodernisasi adminstrasi di Pemda DKI. Maka pak Harto mengutus bu Tien untuk meninjau instalasi IBM System 370 model 148 yang di pasang di gedung DKI di Jalan Merdeka Selatan. Pak Ali Sadikin sendiri turun tangan dan memberi penjelasan bahwa DKI paling maju di Asia Tenggara. Bu Tien memyatakan kekagumannya.
sumber: Gufron Sumariyono

Perlu saya jelaskan bahwa kegiatan komputerisasi tagihan langganan air minum dan perpajakan sebetulnya sudah dilaksanakan sebelum 1970, tetapi penggarapannya dilaksanakan IBM service Bureau. Saat itu PAM dan Dinas Pajak & Pendapatan DKI Jakarta hanya bertindak sebagai pemakai jasa (User). Jumlah biaya untuk komputerisasi air minum dan perpajakan yang dikeluarkan untuk IBM, setelah diperhitungkan sama besarnya dengan biaya yang dikeluarkan untuk keperluan menyewa mesin komputer yang ditangani sendiri. Dengan dasar pertimbangan ini, Pemerintah Daerah berketetapan untuk mengerjakan sendiri komputerisasi dimaksud. Didalam melaksanakan penggarapan administrasi pemerintahan, secara keseluruhan ditentukan prioritas pelaksanaan komputerisasi yang diarahkan pada bidang-bidang:
* Yang menambah penerimaan Pemerintah Daerah, antara lain yang meliputi pajak-pajak, retribusi, Pengawasan pengeluaran keuangan dan proyek yang antara lain Project Control, pembukuan, administrasi bendahara kota;
* Pelayanan masyarakat (STNK, kependudukan, kesehatan, pendidikan, dan lain-lain).

Mengingat biaya yang harus dikeluarkan untuk investasi dan ekploitasi cukup besar, maka pengelolaannya dilaksanakan atas dasar organisasi usaha. Sejalan dengan prinsip-prinsip tersebut, pelayanan komputer ini disamping diprioritaskan untuk menunjang kegiatan administrasi Pemerintah Daerah, juga memberikan pelayanan kepada instansi-instansi di luar Pemerintah Daerah. Strategi pelayanan semacam ini ternyata juga dilakukan oleh instansi-instansi Pemerintah lainnya yang memiliki peralatan komputer.

Sampai dengan tahun 1975/1976 telah dapat dikerjakan 15 jenis aplikasi kegiatan Pemerintah Daerah dengan komputer. Diharapkan untuk waktu-waktu yang akan datang akan dapat diusahakan peningkatan aplikasi untuk sektor-sektor kegiatan pemerintahan yang lain.

Komputer DKI ditahun 1974 – 1977 paling maju, paling hebat, paling modern di Asia Tenggara bahkan lebih modern dibanding di Korea Selatan dan Taiwan. Mereka mengirim orang2nya untuk belajar dari Jakarta. Dukungan IBM World Trade luar biasa. Ali Sadikin itu luar biasa. Beliau mau dan sangat ingin agar DKI Jakarta paling maju, menjadi pionir di IT untuk Government.
sumber: Gufron Sumariyono

Saya menilai komputerisasi administrasi di DKI Jakarta telah membantu meningkatkan pendapatan daerah dari tahun ke tahun. Karena kecepatan pelayanan dan penggarapan administrasi ternyata telah dapat meningkatkan pendapatan, baik dibidang perpajakan, retribusi dan sektor-sektor lainnya. juga membantu terwujudnya ketertiban dan kelancaran :administrasi. Misalnya dalam komputerisasi daftar gaji pegawai, tagihan dan administrasi perpajakan dan keuangan dan lain sebagainya. Saat ini sudah dapat dicapai tingkat pemanfaatan dan pengolahan hingga dapat menutup biaya investasi dan ekploitasi komputer. Keuntungan keuanganpun yang merupakan tambahan pendapatan daerah yang berasal dari hasil pelayanan komputer, mulai dapat diwujudkan.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)

cerita komputerisasi ini dapat di simak di Proyek Komputerisasi DKI , IBM trip & Komputer DKI paling hebat se Asia Tenggara, ditahun 70-an milik pak Gufron Sumariyono.

Gita Jaya 4 : Administrasi Umum

Seperti telah saya kemukakan dimuka, tertib administrasi umum dan ketatausahaan yang dijumpai pada saat saya mulai menjabat Gubernur Kepala Daerah DKI Jakarta, mencerminkan adanya dualisme pengurusan. Administrasi Umum dan ketatausahaan yang diselenggarakan oleh Biro Pemerintahan Umum Pusat (UPU) di satu pihak, dan ada juga yang diselenggarakan oleh Pemerintahan Otonom di lain pihak. Keadaan semacam ini menimbulkan hambatan-hambatan. Sehingga sangat sulit untuk melakukan pengawasan dan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan Pemerintahan Daerah secara keseluruhan. Masing-masing pihak mempunyai sistim, pengurusan yang berbeda-beda. Baik dalam prosedur, arus dokumen, pencatatan pendistribusian, penyimpanan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kearsipan. Untuk mewujudkan ketertiban, koordinasi serta kelancaran tugas-tugas pekerjaan, prioritas utama dalam mengatasi masalah ini saya lakukan secara strukturil dengan mengintegrasikan kedua aparat tersebut diatas dalam satu wadah pengelolaan.(52) Dalam struktur yang terintegrasi ini seluruh tanggung jawab penyelenggaraan administrasi umum berada disatu tangan yaitu Biro III/Administrasi. Tugas-tugas Biro III/Administrasi tersebut disamping penyelenggaraan administrasi umum, semula juga dibebani. tugas pokok lain yang meliputi pengelolaan perlengkapan kantor, urusan rumah tangga dan masalah-masalah lain dibidang tugas bantuan yang tidak tertampung dalam tugas-tugas lembaga staf (Biro-Biro) yang lain.

Pada tahun 1966 itu juga saya gariskan kebijaksanaan mengenai pedoman hubungan kerja antara para pejabat eksekutif Pemerintah DKI Jakarta, termasuk pedoman tata kerja penyelenggaraan administrasi umum. Pedoman itu selanjutnya ditljangkan dalam berbagai bentuk pembakuan Penyelenggaraan Surat-menyurat Pemerintah DKI Jakarta.(53) Berkembangnya kegiatan Pemerintahan Daerah dari tahun ke tahun mengakibatkan semakin meningkatnya kegiatan penyelenggaraan administrasi umum.

Karena kebutuhan akan kecepatan pelayanan serta terdesaknya waktu yang dibutuhkan, seringkali beberapa unit perangkat Sekretariat Daerah melakukan penyimpangan penyimpangan dari ketentuan pedoman kerja yang telah ditetapkan. Pada surat masuk, misalnya tidak selamanya dapat diikuti keharusan untuk melalui Biro III/Administrasi untuk mendapatkan nomor agenda masuk. Begitu pula pada surat-surat keluar, banyak konsep surat yang langsung dikeluarkan oleh Direktorat atau Biro yang bersangkutan. Akibatnya, masing-masing instansi mengembangkan sistim filing sendiri-sendiri yang tidak memperlihatkan adanya sistim yang terpadu secara keseluruhan. Bilamana arsip-arsip tersebut sudah tidak tertampung lagi oleh Direktorat dan Biro yang bersangkutan, akhirnya dikirimkan ke Biro III/Administrasi sebagai barang titipan.

Sub Bagian Penyimpanan dari Bagian Penerimaan, Arsip dan Ekspedisi Biro III/Administrasi sangat sulit untuk menangani arsip titipan ini, karena sistim filingnya tidak sama. Kalau ternyata kemudian instansi yang bersangkutan membutuhkan arsipnya, terpaksa kesulitan dihadapi oleh petugas arsip yang harus mencarinya. Dalam pada itu arus dan volume surat-surat makin meningkat, sehingga dibutuhkan kecepatan dan kecermatan dalam tugas pengelolaan kearsipan. Penyimpanan-penyimpanan seperti disebut diatas perlu segera diatasi.

Pada tahun 1972 saya lakukan penyempurnaan Organisasi Biro III/Administrasi.(54) Perubahan pokok dari penyempurnaan organisasi adalah penyederhanaan dan pemecahan tugas dari Biro yang bersangkutan, sebagai berikut:
* Menyelenggarakan persiapan dan penyusunan acara serta penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu, baik tamu dalam negeri maupun luar negeri.;
* Mempersiapkan pelaksana penyelenggaraan Forum Rapat Eksekutif dan Forum Rapat Staf Koordinasi Sekwilda serta rapat-rapat yang dilakukan oleh unit perangkat Sekwilda.
* Mempersiapkan penyelenggaraan pertemuan-pertemuan yang diadakan oleh Gubernur, Wakil Gubernur dan pertemuan antara Eksekutif dan Legislatif.
* Membantu mempersiapkan pengurusan perjalanan dinas Gubernur Kepala Daerah, Wakil Gubernur termasuk para pejabat eksekutif lainnya.
* Mengumpulkan, meneliti dan menyusun serta menyajikan bahan laporan yang dipersiapkan untuk laporan wilayah maupun laporan Pemerintah DKI Jakarta kepada Pemerintah Pusat.
* Membantu penyelenggaraan administrasi dalam rangka memperlancar tugas-tugas kegiatan Pemerintah Daerah yang menyangkut masalah : Penerimaan, penyaluran dan penyimpanan; Pengetikan, reproduksi dan penjilidan; Urusan khusus Sekwilda.

Walaupun perbaikan/penyempurnaan dibidang strukturil telah dilakukan, ternyata Biro tersebut masih belum dapat mengatasi dan mengendalikan secara efektif seluruh masalah kearsipan. Sistim sentralisasi atau satu pintu dalam pengelolaan arsip belum terlaksana. Hal disebabkan, karena pedoman kerja para pejabat. Eksekutif dan penyelenggaraan surat-menyurat yang telah diatur dengan Keputusan Gubernur tahun 1966 dan penyempurnaannya pada tahun 1969, ternyata tidak dapat dijadikan pedoman secara efektif. Ketentuan-ketentuan yang terdapat dalam pedoman kerja yang dimaksud sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan volume pekerjaan dari kegiatan Pemerintahan yang sangat cepat. Besarnya volume surat Pemerintah DKI Jakarta, yang masuk melalui Biro III/Administrasi rata-rata 1200 surat sehari, belum termasuk surat-surat yang langsung diterima oleh masing-masing unit. Untuk menata surat sedemikian besarnya itu sangat diperlukan prosedur maupun sistim filing yang mantap, serta personil yang terampil untuk melayaninya.

Menyadari hal tersebut, saya mengambil langkah mulai lagi dari tahap paling dasar untuk menanggulanginya. Pertama, saya adakan hubungan kerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara dan Arsip Nasional RI (55) untuk menyelenggarakan penyempurnaan administrasi kearsipan itu. Disamping itu, untuk mendapatkan perbandingan sistim kearsipan di negara lain, saya manfaatkan Kerjasama Kota Jakarta dengan Amsterdam (JAKAM), saya datangkan seorang ahli kearsipan kota Amsterdam untuk memberikan pelayanan konsultasi. Selain itu, saya mengirimkan tenaga senior ke Amsterdam guna memperdalam pengetahuan di bidang Administrasi Kearsipan. Sebagai tindak lanjut dari kerjasama tersebut, Lembaga Administrasi Negara dan Arsip Nasional RI menyerahkan suatu konsep Pola Baru Kearsipan, sebagai jalan keluar dalam membina kearsipan yang lebih baik.(56) Dan untuk tugas-tugas penelitian dan penentuan Pola Baru Sistim Kearsipan yang sesuai dengan sistim Pemerintah DKI Jakarta, dibentuk Proyek Kearsipan Pemerintah DKI Jakarta.(57) Dengan demikian, pola kearsipan yang dirintis sekarang ini diharapkan dapat mengatasi masalah kearsipan di masa mendatang. Penelitian tersebut meliputi penentuan prosedur arus dokumen, pembakuan, jadwal retensi, penyusutan, klasifikasi dengan sistim UDC, peningkatan/modernisasi peralatan, kemungkinan penggunaan sistim komputerisasi dalam kearsipan.

Segi lain dari kearsipan yang telah mendapat perhatian saya, adalah keamanan dan kelestarian arsip. Untuk mengatasi masalah ini, telah saya kembangkan pula sistim penyimpanan arsip dalam bentuk microfilm. Untuk mengamankan arsip-arsip statis sebagai bukti sejarah, bahan penelitian dan pengembangan, telah pula dirintis pembentukan suatu pusat arsip statis Daerah.

(52) Keputusan Gubernur tanggal 22 Juni 1966 No. B.6/6/52/66 perihal Struktur Organisasi Sekretariat Pem. DKI Jakarta.

(53) Lihat SK Gubernur tanggal 7 Juni 1967 No. Aa. 4/1/5/1967 perihal penyelenggaraan surat-surat Pemerintah DKI Jakarta.

(54) Keputusan Gubernur KDH tanggal 11 Nopember 1972 No. lb. 12/1/10/1972 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Op, Cit. (11).

(55) Lihat: Piagam Kerjasama antara Pemerintah DKI Jakarta, Lembaga Administrasi Negara dan Arsip Nasional tanggal 13 Desember 1968 dan tanggal 1 Oktober 1970. Dalam Program Pendidikan dan Latihan Personil Pemerintah DKI Jakarta Lamp. VIII.

(56). Keputusan Gubernur KDKI Jakarta No. 1 tahun 1976 tanggal 15 Desember 1976 tentang Pola Administrasi Kearsipan dan Dokumentasi Pemerintah DKI Jakarta; Keputusan Gubernur KDKI Jakarta No. 2 tahun 1976 tanggal 15 Desember 1976 tentang Susunan Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah DKI Jakarta; Keputusan Gubernur KDKI Jakarta No. 3 tanggal 15 Desember 1976 tentang Prosedur Karsipan.

(57). Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 29 Mei 1975 No. B.III-3317/d/4/1975 tentang Pembentukan Proyek Kearsipan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)

Gita Jaya 4 : Modernisasi Sistim Administrasi

Dengan makin meningkatnya kegiatan pemerintahan dan pembangunan, makin terasa keharusan untuk menyusun program-program jangka panjang, jangka sedang dan jangka pendek secara teliti dan terarah. Tujuan pokok dan sasaran masing-masing program harus terumuskan secara jelas. Untuk menunjang tugas tersebut diatas, sumber data dan informasi sebagai faktor pendukungnya, perlu disusun polanya baik mengenai prosedur pengumpulan, pengolahan maupun pemanfaatannya. Dengan cara ini diharapkan terwujud adanya kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan program-program pembangunan baik tehnis maupun non teknis dapat terkoordinasi dan integrasi dengan baik. Untuk mencapai usaha tersebut, saya bersama-sama dengan para staf mengambil inisiatip untuk merintis metode-metode management baru seperti : Sistim Perencanaan Penyusunan Program dan Anggaran (SIPPA), Perencanaan Sistim Informasi (ISP), Sistim Pengendalian Operasionil Proyek-proyek dengan Network Planning dan Komputer (MPPS). serta modernisasi sistim kearsipan dengan penyempurnaan dalam bentuk Microfilm.

Proyek-proyek tersebut disamping untuk kepentingan intern, juga saya maksudkan agar Pemerintah DKI Jakarta dapat berfungsi sebagai laboratorium penelitian dalam penerapan proyek-proyek modernisasi sistim dan teknologi administrasi. Hasilnya kelak dapat bermanfaat pula bagi kepentingan instansi-instansi lain yang lebih luas, termasuk lingkungan universitas. Dalam hal ini, saya menghargai kerjasama dan bantuan para ahli/konsultan baik yang terdiri dari instansi Pemerintah maupun instansi-instansi swasta lainnya, baik dari dalam maupun luar negeri. Mereka bersama-sama kami telah bekerja menyusun, mengembangkan dan menerapkan sistim baru yang dapat membantu pimpinan dan aparat Pemerintah Daerah dalam melaksanakan tugas-tugasnya secara lebih baik.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)

Gita Jaya 4 : Perbekalan dan Perawatan Materiil

Kisruhnya administrasi Pemerintahan Daerah akibat adanya dualisme pemerintahan ternyata berpengaruh juga dalam pengelolaan perbekalan dan perawatan materiil. Hal ini dicerminkan dengan adanya perbekalan dan perawatan yang berada dibawah tanggung jawab Biro Pemerintahan Umum Pusat disatu pihak dan dibawah Otonomi dilain pihak.

Harus diingat, bahwa materiil adalah merupakan sebagian kekayaan sehingga mutlak harus diketahui, apa dan berapa yang telah dimiliki, berupa jumlah yang dibutuhkan, berapa jumlah investasi dan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan untuk perawatannya. Data ini sangat dibutuhkan untuk mengetahui jumlah kekayaan yang tertanam dalam materiil, dan juga sebagai bahan perencanaan dalam rangka pemenuhan pengadaan tambahan yang diperlukan. Disamping itu, juga karena peningkatan beban pekerjaan maupun pengelolaan di kedua perangkat itu tidak seragam, khususnya dalam pengendalian, pencatatan serta pengadaan.

Dalam usaha penertiban tata cara pengelolaan administrasi serta pengendalian, pada tahun 1966 tindakan pertama yang saya lakukan adalah mengusahakan terwujudnya perangkat yang mengelola perlengkapan materiil yang terintegrasi yaitu seksi Perlengkapan (47), namun dengan makin berkembangnya kegiatan pemerintahan, meningkat pula kebutuhan materiil. Untuk itu dibutuhkan adanya tata cara pengelolaan dan pengendalian yang lebih tertib dan sempurna. Selain itu guna menangani beban tugas-tugas yang makin meningkat tersebut, ternyata tidak. dapat hanya cukup ditampung dalam wadah. "Seksi". Oleh sebab itu pada tahun 1972 (48) kedudukan serta fungsi dari unit yang menangani perbekalan dan perawatan materiil ini ditingkatkan dan dikembangkan menjadi "Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil".

Dengan telah dikukuhkannya penyempurnaan dibidang strukturil maka tindakan selanjutnya adalah menyempurnakan tata cara pengelolaan perbekalan, perawatan dan pembakuan kebutuhan serta perawatan dan penghapusan, baik di bidang kwalitas maupun kwantitas barang. Ketentuan tentang pola pengaturan ini saya tuangkan dalam bentuk Keputusan Gubernur Kepala Daerah tentang Pedoman Pembinaan Materiil.(49)

Kebijaksanaan pengadaan materiil, saya lakukan dengan sistim sentralisasi. Selain itu, dalam rangka mewujudkan adanya efisiensi penggunaan materiil, telah pula saya tentukan adanya sistim pembakuan kebutuhan, baik mengenai jumlah, jenis dan harga untuk setiap barang yang dibutuhkan oleh setiap unit. Dengan cara demikian, akan dapat dijamin pula sistim pengendalian penggunaan materiil secara baik.

Pada saat sebelum dimulainya tahun anggaran baru, setiap instansi saya wajibkan mengajukan rencana kebutuhan tahunan materiil melalui Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil. Hal ini dimaksudkan untuk keperluan penyusunan rencana kebutuhan belanja barang. Pengajuan rencana kebutuhan materiil oleh instansi tersebut, realisasinya saya sesuaikan dengan kemampuan anggaran untuk setiap tahunnya.

Dalam hal pengadaan kebutuhan materiil yang dikaitkan dengan adanya pelelangan, dilakukan dengan sistim sentralisasi dan ditangani oleh Panitia Pembelian.(50) Khusus untuk pembelian barang-barang yang tidak ada di pasaran dalam negeri yang sangat khusus dengan standar tertentu, antara lain seperti ambulance, mobil tinja, mobil transfusi darah, pembeliannya dilakukan dengan cara mengimpor. Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah saya tetapkan dalam pedoman pembinaan materiil tersebut diatas, maka jenis barang-barang tersebut dibeli langsung tanpa tender dari Agen Tunggal atau pabrikan dari suatu merk tertentu. Cara pelaksanaannya dipilih dengan prinsip impor sendiri dan menunjuk salah satu Perusahaan Negara sebagai pelaksana imp or. Cara ini dipilih karena saya anggap paling efisien. Sebab harga bea dan lain-lain dapat dikontrol dan diawasi sesuai peraturan yang ada, antara lain marge importir diberikan maksimum 1½% dari harga cost and freight (C & F).

Oleh karena sistim pengadaan saya lakukan dengan sistim sentralisasi, maka dalam hal penyimpanan barang-barang saya tetapkan adanya gudang induk dan gudang unit pada masing-masing instansi. Gudang induk berfungsi sebagai pusat penyimpanan seluruh persediaan materiil yang ada, sedangkan gudang unit berfungsi pula sebagai gudang pembantu serta sebagai gudang, tempat penyimpanan barang-barang inventaris-instansi yang bersangkutan.

Juga dalam perawatan/perbaikan materiil, sesuai dengan ketentuan yang telah saya tetapkan dalam pedoman seperti tersebut di muka, saya lakukan dengan sistim sentralisasi serta pembakuan. Namun demikian, untuk kelancaran tugas-tugas di bidang perawatan pada batas-batas tertentu saya berikan pula tanggung jawab perawatan kepada instansi-instansi tertentu untuk mengurus pengelolaan perawatan materiilnya. Dengan catatan, bahwa kegiatan perawatan yang dilakukan oleh instansi tertentu tetap berpedoman pada pola-pola pembakuan di bidang perawatan materiil.

Tugas-tugas pengendalian dan pengawasan materiil, saya tugaskan kepada Inspektorat Wilayah Daerah dan Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil. Pada tahun 1971 sesuai dengan Instruksi Presiden No. 3 Tahun 1971, saya telah menugaskan kepada kedua instansi tersebut untuk melakukan inventarisasi seluruh kekayaan materiil yang ada.(51) Hasil inventarisasi ini mencerminkan keadaan inventaris yang riil per 1 April 1974. Selain itu, juga dapat digunakan sebagai dasar landasan untuk pengendalian mutasi barang, baik mengenai penambahan, penghapusan maupun pemindahan dari satu unit ke unit lain.

Sejak saat itu (1974) untuk dapat memelihara kemutakhiran data inventaris, penyelenggaraannya telah saya lakukan dengan bantuan komputer. Kegiatan pendataan atau invetarisasi dilakukan dua kali setiap tahun, yaitu per 31 Desember dan 1 April.

(47) Dalam Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 22 Juli 1966 No. B.6/52/1966 itu perangkat ini diwujudkan dalam bentuk seksi Perlengkapan Peralatan dan Pembelian.

(48) Dalam Kep. Gubernur KDKI Jakarta No. Jb. 25/2/17/72 tanggal 1 April 1972 tentang Pembentukan Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil.

(49) Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta 25 Oktober 1974 No. B.VI-5275/ a/3/1974 tentang Pedoman Pembinaan Materiil Pemerintah DKI Jakarta.

(50) Lihat Surat Keputusan Gubernur KDKJ Jakarta tanggal 16 Juni 1973 No. B.VI. c/1/1/1973 tentang Pembentukan Panitia Pembelian.

(51) Lihat Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 2 Juli 1971 No. Ia.1/1/5/1971 dan tanggal 20 Pebruari 1974 No. B.Vlc.2.1/8/1974 tentang Pelaksanaan Inventarisasi seluruh kekayaan Materiil milik Pemerintah DKI Jakarta.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)

Gita Jaya 4 : Kebijaksanaan Pembangunan Sarana Perkantoran

Pembangunan sarana perkantoran pemerintahan, saya kaitkan dengan kerangka pembangunan dan pembaharuan administrasi. Oleh karena itu, kebijaksanaan pembangunan perkantoran Pemerintah DKI Jakarta secara menyeluruh harus dilihat dalam hubungan itu. Strategi pembangunan perkantoran yang saya gariskan itu, mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini.

Pertama, faktor strukturil. Guna menjamin terselenggaranya hubungan kerja yang baik serta untuk menjamin kelancaran pelayanan masyarakat, di setiap tingkat pemerintahan, yaitu Kantor Gubernur, Walikota, Kecamatan dan Kelurahan pengaturan lokasinya terpusat sebisa-bisa di tengah-tengah kawasan pelayanannya. Dalam membangun komplek perkantoran pada setiap perangkat pemerintahan tersebut juga, tercakup kebutuhan ruangan untuk semua satuan unsur Dinas; kecuali bagi Dlnas-dinas tertentu yang pelaksanaan pekerjaan phisik di lapangan. Lagi pula saya perhitungkan juga kecenderungan meningkatnya urusan serta kegiatan-kegiatan pemerintahan, perkembangan unit-unit organisasi perangkat pemerintahan serta perkembangan kebutuhan penambahan pegawai di masa, yang akan datang.

Kedua, faktor psikologis, pembangunan perkantoran perlu memperhatikan kebutuhan akan lingkungan kerja yang dapat memberikan suasana ketenangan, kesegaran, kegembiraan termasuk rasa kebanggaan bagi para karyawan. Dengan cara ini diharapkan dapat merangsang pegawai untuk bekerja lebih tekun dan kreatip. Dalam pada itu juga wujud fisik kantor-kantor pemerintahan sekaligus harus dapat memberikan gambaran serta kesan kepada masyarakat akan kemampuan, kewibawaan dan daripadanya terkandung maksud mempertinggi kepercayaan terhadap pemerintahnya, dan terakhir dapat menambah semarak keindahan kota. Disamping itu juga keharusan memperhitungkan penggunaan tanah yang tersedia secara effisien.

Dengan berpegang pada pokok-pokok pikiran itu, disusun rencana kompleks bangunan dan pola Kantor Gedung Balaikota, Kantor Walikota, Kantor Camat, Kantor Lurah, Kantor-kantor Dinas dan Perusahaan Daerah, Gedung Pusdiklatnil serta kantor-kantor pemerintahan lainnya, termasuk pula rumah-rumah dinas Walikota, Camat dan Lurah. Sebagai gambaran berikut ini disajikan usaha pembangunan kantor-kantor pemerintahan yang dilaksanakan oleh Pemerintah DKI Jakarta selama PELITA Satu sampai dengan PELITA Dua tahun ke-II:

Untuk mencapai tujuan strategi seperti telah saya jelaskan diatas, dalam pembangunan gedung utama Kantor pemerintahan DKI Jakarta yang terdiri dari 24 tingkat (Biok G), dimaksudkan juga untuk memberi kesempatan kepada para tehnisi yang bekerja pada Pemerintah DKI Jakarta memperoleh pengalaman dalam pembangunan gedung-gedung tinggi. Oleh karena itu, mulai dari tahap penelitian, perencanaan termasuk perhitungan konstruksi sampai dengan pelaksanaan pembangunan mereka diikut sertakan secara langsung, bahkan harus mengawasi pula penyelenggaraannya. Disamping keuntungan dalam bentuk pengalaman praktis, melalui kesempatan itu dapat dikumpulkan data tehnis yang penting bagi penyusunan peraturan pengawasan bangunan.

Saya memandang pembangunan gedung ini merupakan sumbangan yang besar dari segi pembangunan administrasi negara. Ternyata hasilnya tidak hanya kekayaan fisik pemerintah bertambah dan tersedianya ruang kerja yang memiliki daya tampung yang cukup, tetapi juga terpenuhi lingkungan kerja dan kelancaran pelayanan. Ditambah lagi hasil dalam bentuk tertanamnya modal keterampilan dan kemampuan para teknisi Pemerintah DKI dalam mengikuti kemajuan dan menggunakan teknik serta teknologi mutakhir dalam bidang bangunan khususnya bangunan bertingkat tinggi yang kelak pasti akan lebih banyak dibangun di Jakarta.

Khusus pembangunan gedung utama Pemerintah DKI Jakarta (Biok G) saya nilai sebagai tonggak yang penting dari mata rantai sejarah pemerintahan kota Jakarta. Karena ditempat yang sama, menjelang berakhirnya kekuasaan kolonial Belanda, berdiri pula "Staadhuis" serta berfungsi pula sebagai "Staadsgemeente Raadshuis". Kemudian setelah Proklamasi Kemerdekaan dijadikan "Balai Agung Kota" oleh Walikota Jakarta yang pertama diangkat Pemerintah Republik Indonesia. Oleh karena itu, bangunan gedung utama Pemerintah DKI Jakarta ini dapat dipandang sebagai bangunan monumental yang memiliki nilai sejarah.

Perkembangan penyediaan sarana gedung perkantoran yang telah saya lakukan seperti tersebut diatas perlu saya imbangi dengan penyediaan sarana komunikasi yang memadai. Saya berpendirian, bahwa untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan yang diarahkan untuk kepentingan pelayanan masyarakat, harus dilaksanakan oleh aparat bawahan saya tanpa memperhitungkan batas waktu jam-jam kerja. Untuk menunjang mekanisme bekerja seperti ini, maka peralatan telekomunikasi tidak saja terbatas pada kantor-kantor, tetapi juga rumah dinas dan rumah-rumah para pejabat yang menurut kepentingan tugasnya harus tetap siaga menerima dan melaksanakan tugas-tugas. Masalah yang dijumpai dalam memenuhi kebutuhan peralatan telekomunikasi ini adalah, tidak sepenuhnya, Perum Telekomunikasi dapat memaantu pengadaannya. Oleh karena instansi tersebut dalam memenuhi kebutuhan jaringan telekomunikasi yang diminta oleh masyarakat belum dapat sepenuhnya dilavani. Dengan bantuan Perum Telekomunikasi, saya terpaksa mengambil inisiatip untuk mengusahakan sendiri kebutuhan telekomunikasi ini.

Penggunaan telekomunikasi sesuai dengan sifat dan kepentingannya ada 2 jenis yaitu : Telekomunikasi telepon/telex dan Telekomunikasi radio. Perlu dijelaskan, bahwa penggunaan hubungan radio tersebut dimaksudkan untuk menyampaikan berita/instruksi/informasi yang sifatnya terbatas dan bagi keperluan-keperluan mendadak. Disamping itu, digunakan juga pada tempat-tempat yang belum dimungkinkan, adanya hubungan telepon.

Dengan adanya sistim pembangunan gedung-gedung perkantoran secara memusat serta bertingkat, maka pada tiap-tiap tempat terdapat puluhan instansi. Hubungan kerjanya satu dengan yang lain tidak bisa dflepaskan, selain itu dibutuhkan adanya kecepatan jalur komunikasi satu dengan yang lain. Oleh karena itu satu-satunya alat komunikasi yang sangat mudah dan cepat, saya pilih penggunaan telepon local (TRO/PABX). Untuk komplek perkantoran Balaikota pada periode PELITA Dua telah digunakan sejumlah 200 saluran, sedangkan setiap komplek perkantoran baik tingkat Walikota maupun Dinas/Perusahaan Daerah dibutuhkan 50 sampai dengan 200 saluran TRO/PABX.

Saya perhitungkan pada tahun-tahun mendatang kemungkinan akan berkembang terus dan akan membutuhkan kira-kira 700 s/d 1000 saluran. Disamping pengembangan jumlah-jumlah saluran TRO/PABX tersebut, saya semula berkeinginan untuk melengkapi dengan peralatan telex. Namun demikian, rencana pengembangan telekomunikasi ini semuanya tergantung daripada perkembangan kegiatan pemerintahan, organisasi, kemampuan anggaran dan teknologi di-masa-masa mendatang.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)

Gita Jaya 4 : Pendidikan Dan Latihan Pegawai

Sejak pelaksanaan Pola Rehabilitasi/Pembangunan Tiga Tahun telah dikembangkan berbagai macam program pendidikan dan latihan terhadap personil Pemerintah DKI Jakarta. Saya menganggap pembinaan pegawai merupakan aspek pembangunan organisasi dan pengelolaan pemerintahan yang penting. Oleh karena itu program pendidikan dan latihan diarahkan untuk menunjang perkembangan kebijaksanaan pemerintahan maupun kemajuan teknologi yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Disamping itu melalui pendidikan dan latihan saya ingin memiliki pegawai-pegawai yang mempunyai semangat pengabdian dan rasa tanggung jawab serta cakap dan mampu melaksanakan tugasnya. Kini pengembangan program pendidikan dan latihan sudah meningkat, dan selalu diadakan penelitian untuk mengetahui kebutuhan pendidikan yang berorientasi pada tugas pekerjaan. Seirama dengan itu juga dikembangkan sistim penilaian terhadap pegawai guna mendapatkan kelengkapan data yang penting artinya sebagai bahan perencanaan.

Penyusunan program pendidikan dan latihan disesuaikan dengan tata susunan kepegawaian yang ada. Seperti telah saya sebutkan, pegawai terdiri dari unsur pimpinan, staf menengah dan pelaksana operasionil kebijaksanaan pemerintahan.

Terhadap mereka yang tergolong pimpinan, mendapatkan pendidikan dan latihan yang mempunyai sifat teknis kepemimpinan dengan menitik beratkan pada bentuk seminar, simposium, loka karya, panel diskusi, rapat kerja dan lain-lain. Bentuk yang demikian walaupun tidak merupakan forum pendidikan seperti pengertian yang lazim dikenal, namun dapat berfurigsi sebagai forum untuk saling tukar menukar pengalaman, pikiran dan gagasan. Untuk selanjutnya forum itu penting dalam meningkatkan koordinasi antar perangkat pemerintahan.

Terhadap personil yang tergolong staf menengah mendapatkan pendidikan dan latihan yang bersifat teknis kedinasan. Dan terhadap personil yang ada pada tingkat pelaksana diberikan pendidikan dan latihan yang bersifat pelaksanaan tugas jabatan sehari-hari.

Untuk menjamin kelanjutan dan tertib pelaksanaan program pendidikan dan latihan yang teratur serta melembaga, saya keluarkan ketentuan tentang peraturan Penyelenggaraan Pendidikan dan Latihan Personil Pemerintah DKI Jakarta.(45) Disamping Pendidikan dan Latihan yang dilaksanakan. sendiri atau didalam koordinasi Pusdiklatnil Pemerintah DKI Jakarta, saya mengambil kebijaksanaan untuk mengirimkan pegawai pada lembaga pendidikan reguler dan non reguler yang diselenggarakan oleh Departemen atau Badan tertentu, baik Pemerintah maupun Swasta. Demikian juga pengiriman keluar negeri saya selau memanfaatkan kesempatan yang diberikan oleh negara sponsor dengan melalui Instansi yang berwenang.

Adapun perencanaan dan pengembangan program-program pendidikan mendatang saya pikir disamping harus berorientasi pada pengembangan strukturil perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi juga harus memperhitungkan kebutuhan menyeluruh bagi unit-unit perangkat pemerintahan. Gambaran kegiatan dan latihan personil yang telah dilakukan disajikan secara lengkap dalam laporan penyelenggaraan Pendidikan dan Latihan Personil Pemerintah DKI Jakarta dalam pelaksanaan PELITA Ke-I (1964-1974).(46)

(45) Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 1 Juni 1968 No.Ab.12/1/4/ 68 tentang Peraturan Penyelenggaraan Pendidikan dan Latihan Personil Pem. DKI Jakarta; tanggal 2 Juni 1968 No.Ab.12/1/5/68 tentang Pembentukan Pusat Pendidikan dan Latihan Personil (PUSDIKLATNIL) Pem. DKI Jakarta; tanggal 2 Desember 1968 No.Ab.12/1/22/68 tentang Koordinasi Penyelenggaraan Pendidikan/Latihan Personil Pemerintah DKI Jakarta

(46) Lihat : Jakarta. Pusdiklatnil. Laporan Penyelenggaraan Pendidikan dan Latihan Personil Pemerintah DKI Jakarta dalam pelaksanaan PELITA I (1969-1974). Jakarta, 1975.


sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)

Gita Jaya 4 : Kepegawaian

Pembinaan Pegawai Negeri Sipil baik di Pusat maupun di Daerah saya pikir perlu diatur secara menyeluruh. Artinya pengaturan pembinaan perlu diseragamkan bagi segenap Pegawai Negeri Sipil, baik Pusat maupun Daerah. Perundang-undangan yang berlaku bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat seharusnya berlaku pula bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah. Hal ini perlu saya garis bawahi, karena tidak demikian halnya dalam pola pembinaan saat saya pertama menjadi Gubernur Kepala Daerah. Agar Pegawai Negeri Sipil dalam melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna, pembinaannya harus diarahkan untuk menjamin hal-hal sebagai berikut:

- Agar satuan organisasi Lembaga Pemerintah mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang rasionil berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepadanya.

- Pembinaan yang terintegrasi terhadap seluruh Pegawai Negeri Sipil, artinya bahwa terhadap semua Pegawai Negeri Sipil berlaku ketentuan yang sama, apakah dia di Pusat atau di Daerah.

- Pembinaan Pegawai Negeri Sipil yang diarahkan atas dasar karier dan sistim prestasi kerja.

- Sistim penggajian yang mengarah terhadap penghargaan prestasi dan besarnya tanggung jawab.

- Pelaksanaan tindakan korektif yang tegas terhadap pegawai yang nyata-nyata melakukan pelanggaran terhadap normahukum dan norma-norma kepegawaian.

- Penyempurnaan sistim administrasi kepegawaian dan sistim pengawasannya.

- Pembinaan kesetiaan dan ketaatan penuh pegawai Negeri terhadap Negara dan Pemerintah.

Untuk melaksanakan pembinaan sebagai dimaksud diatas, diperlukan adanya suatu pedoman yang antara lain memuat ketentuan tentang kedudukan, kewajiban, hak dan pokok-pokok pembinaan pegawai. Juga diperlukan program kerja yang terarah agar dapat dijadikan landasan dalam melaksanakan tugas-tugas di bidang kepegawaian.

Seperti telah saya singgung dalam uraian dimuka, pada tahun 1966 masalah kepegawaian Pemeritah DKI Jakarta juga bersifat dualistis. Dalam tatacara pengelolaan maupun dalam cara pembinaan terdapat pemisahan antara Pegawai PUSat dan Pegawai Daerah. Keadaan semacam ini menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan tugas-tugas Pemerintahan dan pembangunan. Dengan Keputusan Gubernur tanggal 22 Mei 1966 (34) saya menetapkan pembentukan Team Pelaksanaan Integrasi urusan Pemerintahan Umum. Tugas Team ini antara lain menyusun dan menyiapkan konsep integrasi urusan Pemerintahan Umum dan Pemerintahan Daerah menjadi satu kesatuan.

Disamping usaha tersebut, saya usahakan pula pengintegrasian pengurusan kepegawaian Biro Pemerintahan Umum Pusat dan Daerah dalam satu wadah, yaitu Biro IV/Personalia. Dengan demikian untuk selanjutnya yang mengatur pembinaan serta pengelolaan administrasi hanya dilaksanakan oleh Biro IV/ Personalia.

Salah satu usaha untuk menghilangkan dualisme ini adalah dengan memberi kesempatan yang sama kepada pegawai Pusat dan Daerah untuk menduduki jabatan fungsionil. Termasuk pula penentuan jabatan-jabatan kepala Pemerintahan Wilayah tidak lagi didasarkan pada pertimbangan status kepegawaian. Dasar utama adalah kemampuan serta prestasi pegawai yang bersangkutan untuk menduduki jabatan tersebut. Kebijaksanaan semacam ini ternyata kemudian sejalan dengan prinsip-prinsip yang terkandung dalam Undang-undang pokok kepegawaian No. 8 Tahun 1974 yang pada hakekatnya penentuan jabatan berdasarkan pada sistim prestasi.

Pada tahun 1966 seluruh pegawai Pemerintah DKI Jakarta yang ada berjumlah 24.761 orang. Mengingat perkembangan kegiatan pemerintahan dari tahun ke tahun saya rasakan adanya keharusan penambahan pegawai baru. Di dalam forum-forum terbuka ataupun pada rapat-rapat dinas Gubernur, saya sering mengemukakan perlunya penyediaan tenaga kerja yang jumlahnya sesuai dengan perkembangan beban pekerjaan. Selain itu kekurangan pegawai akibat pemecatan karena terlibat peristiwa G.30.S/PKI perlu segera diganti.

Sebagai langkah pertama dalam usaha penambahan pegawai dilakukan dengan cara mengangkat pegawai harian menjadi pegawai bulanan.(35) Penambahan pegawai itu, sekaligus digumkan untuk memperoleh tenaga-tenaga bermutu, ketrampilan dan kemampuan serta mental yang baik. Oleh karena itu setiap penerimaan pegawai baru terlebih dahulu dilakukan penyaringan dan pengujian kepada calon yang bersangkutan. Penambahan pegawai selama periode 1966-1971 dilakukan tanpa berdasarkan rencana pengembangan jumlah pegawai yang dihitung secara riil, menyeluruh, cermat dan rasionil. Dengan demikian saya pikir tidak akan tertib serta tidak mengarah pada koordinasi dan pengembangan personil yang baik.

Akibatnya, pada waktu itu tidak dapat diketahui secara pasti jumlah pegawai Pemerintah Daerah baik menurut dislokasi, kepangkatan, status kepegawaian dan lain-lain secara keseluruhan.

Oleh karena itu pada tahun 1971 saya mulai mengusahakan adanya rencana formasi kebutuhan pegawai secara menyeluruh, sehingga dapat dijadikan pedoman kerja pada waktu-waktu yang akan datang. Kebijaksanaan itu kemudian tertuang dalam Rencana 10 Tahun Kebutuhan Pegawai Pemerintah DKI Jakarta (36) Perhitungan 10 tahun ini adalah dihitung dari sisa Pelita I sampai dengan akhir periode Pelitas II (1971-1981).

Rencana pengembangan formasi kebutuhan personil DKI Jakarta itu tercantum dalam dokumen Rencana 10 Tahun Pengembangan Formasi Pegawai yang sudah saya sebutkan diatas.

Berikut ini saya sajikan perkembangan jumlah pegawai Pemerintah DKI Jakarta mulai tahun 1966/1977:

Dasar penyusunan rencana 10 tahun kebutuhan pegawai tersebut adalah sebagai berikut:
* Pengembangan formasi pegawai yang didasarkan pada pengembangan jumlah penduduk Jakarta yang telah diperhitungkan dari tahun ke tahun meningkat;
* Kemungkinan perkembangan teknologi peralatan kerja;
* Jaringan organisasi perangkat yang ada;
* Perkiraan kemampuan anggaran yang tersedia;
* Beban pekerjaan yang secara sepintas telah tercermin pada program Pelita I dan ke II.

Dalam rencana formasi tersebut diatur juga mengenai dislokasi personil, prosentase pengembangan personil dari tahun ke tahun untuk masing-masing instansi. Dalam menentukan perhitungan rencana formasi itu juga dipertimbangkan pula masalah-masalah kemungkinan terwujudnya penyebaran jumlah pegawai yang merata seimbang untuk seluruh Perangkat Pemerintah Daerah, sehingga dapat diwujudkannya pendayagunaan pegawai secara lebih terarah.

Pelaksanaan rencana formasi pegawai itu tidak selalu sepenuhnya dapat saya lakukan. Ada pembatasan-pembatasan karena alasan penghematan biaya, tersedianya tenaga kerja yang sesuai dan lain-lain. Sebagai contoh dapat dikemukakan bahwa rencana formasi untuk anggaran 1972/1973 sebanyak 36.147 pegawai pelaksanaannya hanya 35.868 orang pegawai. Pada tahun anggaran 1973/1974 formasi disediakan 40.230 orang pegawai, realisasinya hanya mencapai 38.693 orang pegawai.

Untuk menjamin adanya ketertiban serta pengawasan dalam hal pengadaan pegawai, wewenang penerimaan dan pengangkatan para calon pegawai sejak semula dilakukan secara terpusat.

Dalam hubungan tatacara penerimaan pegawai baru ini saya telah menggariskan kebijaksanaan khusus, disamping kebijaksanaan umum. Yang bersifat khusus dari saya selaku Gubernur itu antara lain adalah :
* Penerimaan pegawai baru diutamakan bagi penduduk Jakarta, serta ijazah tamatan Sekolah Menengah, Akademi maupun Perguruan Tinggi di Jakarta. Kebijaksanaan ini sejalan dengan kebijaksanaan Jakarta sebagai Kota Tertutup.

* Penerimaan pegawai baru diadakan pembatasan umur maksimal bagi pelamar :
- Untuk lulusan SLP/SLA maksimum berumur 25 tahun;
- Untuk lulusan Sarjana Muda maksimum berumur 30 tahun;
- Untuk lulusan Sarjana maksimum berumur 35 tahun;

* Pemerintah DKI Jakarta menginginkan adanya keringanan-keringanan beban tanggungan keluarga. Para pelamar yang dapat diterima menjadi pegawai Pemerintah DKI Jakarta mempunyai syarat-syarat tanggungan keluarga sebagai berikut :
- Lulusan SLP/SLA harus belum kawin;
- Lulusan Sarjana Muda sudah kawin tapi belum mempunyai anak;
- Lulusan Sarjana sudah kawin dan mempunyai 1 (satu) anak.

Dalam prosedur pengisian kebutuhan pegawai, masing-masing Instansi diwajibkan mengajukan rencana kebutuhan pegawai secara terperinci baik mengenai jumlah, rencana penempatan dan pemberian tugas yang akan dibebankan. Pengajuan usul ditujukan kepada Gubernur KDH melalui Biro IV/Personalia.

Sebelum Gubernur KDH memberi Keputusan tentang usulan dimaksud, terlebih dahulu mendengar atau memperhatikan saran dari Badan Pertimbanqan Kepegawaian.(37) Kebijaksanaan perencanaan formasi 10 tahun yang telah saya gariskan itu ternyata bermanfaat bagi tugas-tugas pembinaan dan pengendalian kepegawaian.

Undang-undang tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang berlaku sekarang ini hanya mengenal Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah. Dua jenis status kepegawaian itu di DKI Jakarta pembinaannya berada dalam satu wadah. Dengan demikian kesulitan-kesulitan administratip dapat dikurangi.

Usaha selanjutnya yang sampai saat ini sedang dikerjakan adalah mengembangkan prosedur kenaikan pangkat. Diharapkan dengan perubahan dan modernisasi administrasi kepegawaian ini hambatan-hambatan yang selama ini saya hadapi dalam menqelola pegawai dapat diatasi.

Dalam batas kewenangan dan kemampuan yang ada, saya selalu memberi perhatian cukup untuk kesejahteraan pegawai, baik kesejahteraan jasmani maupun kesejahteraan rohani. Berikut ini adalah beberapa cara yang saya tempuh untuk mewujudkan peningkatan kesejahteraan pegawai itu:
- Pemberian insentif dilaksanakan pada setiap pegawai secara tetap setiap bulan. Kebijaksanaan ini dilakukan sejak tahun 1967.(38) Maksud utama memberikan insentif ini untuk mendorong kegairahan bekerja pegawai. Kini jumlah itu bila dihitung dengan nilai uang yang diberikan sekarang memang sudah tidak memadai lagi. Pada waktu itu perhitungan jumlah insentif didasarkan atas kemampuan keuangan Pemerintah DKI Jakarta. Ketentuan mengenai insentif sekarang, sedang dipertimbangkan untuk ditingkatkan jumlahnya. Sedang norma pemberiannya akan dilakukan lebih terarah pada pegawai-pegawai yang betul-betul mampunyai prestasi dan jenis serta bobot pekerjaannya patut diberikan insentif;
- Pembagian pakaian Dinas sebanyak 2 (dua) stel dalam setahun yang dimulai sejak tahun 1966;
- Pengaturan pemberian distribusi beras sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sistim pemberian tunjangan beras ini dari waktu ke waktu memerlukan perbaikan, baik dalam tata cara pemberian maupun administrasinya. Agar pemberian jatah beras itu dapat dilakukan tepat pada waktunya, maka mulai tahun 1975 telah dirintis penyusunan pola pemberian jatah beras yang dikaitkan dengan komputerisasi administrasi kepegawaian. Kegiatan ini kini sudah terlaksana dengan baik.
- Pemberian tanda penghargaan bagi semua pegawai yang telah berdinas di DKI Jakarta lebih dari 15 tahun, 20 tahun dan 30 tahun dan pemberian penghargaan kepada para pensiunan dan kegiatan ini telah dimulai sejak tahun 1966;
- Pemberian penghargaan kepada pegawai-pegawai teladan. Dasar yang digunakan sebagai ukuran peaawai teladan ini adalah prestasi kerja dan konduite pegawai yang bersangkutan;
- Pada tahun 1967 dilaksanakan pemberian kredit sepeda kepada para pegawai;
- Penyelenggaraan pemeliharaan kesehatan para pegawai beserta keluarganya. Mulai tahun 1975 dilakukan kewajiban mengadakan check-up kesehatan dan latihan olah raga bagi pejabat-pejabat teras Pemerintah DKI Jakarta;
- Pemberian bantuan kepada pegawai yang pensiun beserta keluarganya. Adapun bantuan tersebut sebesar 3 X gaji bersih ditambah dengan beras;
- Untuk daerah terpencil seperti Kecamatan Pulau Seribu mendapat tambahan beras masing-masing 10 kg bagi pegawai yang telah berkeluarga dan 5 kg bagi pegawai bujangan.(39) Disamping itu masih ada bantuan lain, yaitu bantuan uang yang besarnya disesuaikan gengan golongan masing-masing. Sedang masa kerja diperhitungkan dua kali lipat pada setiap kali naik pangkat dan naik gaji;
- Transport pegawai dapat diatasi dengan mendirikan Yayasan Kerta Jaya. Usaha Yayasan ini antara lain merupakan penyediaan bis pegawai. Usaha ini dihentikan pada tahun 1972 sejak adanya bis kota yang jumlah dan routenya sudah dianggap memadai;
- Pegawai yang terkena bencana alam kebakaran dan kebanjiran diberikan sumbangan dan pinjaman uang yang besarnya ditetapkan sesuai dengan golongan dengan membayar kembali selama 20 kali angsuran tanpa bunga(40); Terhadap pegawai yang meninggal dunia kepada keluarganya diberikan bantuan kematian sebesar 3 (tiga) kali gaji bersih dan beras.(41) Bagi pensiunan sendiri, pensiunan janda/duda, anak pensiun, anak yatim dan anak yatim piatu dari pensiunan yang meninggal juga diberikan bantuan.(42)

Pembinaan rokhani pegawai juga diadakan dan dimaksudkan untuk memberikan bimbingan mental kepada pegawai yang bersangkutan, ke arah terbentuknya akhlak dan perbuatan yang baik, serta memberikan dorongan kepada para pegawai untuk secara tertib melaksanakan kewajiban beribadah sesuai dengan agamanya masing-masing. Mengingat kegiatan ini sifatnya khusus, penanganannya perlu ditampung dalam satu wadah yang bersifat khusus pula. Untuk itu saya bentuk Team Bimbingan Rokhani Karyawan (Team Birokh). Team ini melakukan kegiatan dengan berbagai cara antara lain:
* Mengadakan ceramah agama bagi para karyawan dan keluarganya secara tetap setiap bulan;
* Penyelenggaraan peringatan hari-hari besar agama;
* Penertiban bulletin "Pembinaan Rokhani" serta penyaluran majalah-majalah keagamaan;
* Penyelenggaraan pendidikan seni baca Al-Quran, menulis/membaca huruf Arab bagi para Karyawan;
* Kegiatan-kegiatan lain yang bersifat keagamaan.

Mengingat Lembaga ini kegiatannya berkembang dengan baik, pada tahun 1976, saya sempurnakan organisasinya serta merubah sebutan Team Birokh menjadi Badan Pembina Rokhani Personil (BAPINROKH).

Untuk menyeragamkan pelayanan administrasi saya lelah mengajukan permohonan kepada Pemerintah Pusat, dalam hal ini Departemen Keuangan, BAKN, dan Departemen Dalam Negeri agar administrasi dan penggajian Pegawai Negeri Pusat yang diperbantukan kepada Pemerintah DKI Jakarta dapat dan boleh saya padukan dengan administrasi dan penggajian pegawai otonomi, yaitu dikerjakan dengan bantuan komputer. Namun permohonan tersebut sampai saat ini belum mendapat persetujuan. Sehingga, maksud-maksud tersebut belum dapat dilaksanakan.

Sebelum Pemerintah Pusat melakukan pemberian Nomor Induk Pegawai, Pemerintah DKI Jakarta telah merintis adanya Nomor Registrasi Karyawan (NRK). Penggunaan NRK dimaksudkan, agar tiap-tiap Pegawai DKI Jakartas dapat mudah dilayani dan mudah dalam pengendalian administrasinya. Namun karena ternyata adanya Nomor Induk Pegawai ditetapkan oleh Pemerintah Pusat, maka perlu diadakan penyesuaian-penyesuaian.

Program penyempurnaan administrasi kepegawaian ini saya rasa perlu dilanjutkan terus secara bertahap perlu ditingkatkan pemanfaatan data kepegawaian yang telah terkumpul untuk kepentingan pembinaan administrasi kepegawaian lainnya. Misalnya untuk pengendalian kenaikan pangkat, penilaian konduite,  penetapan kriteria pemberian fasilitas dan lain-lainnya yang berhubungan dengan program pembinaan pegawai dalam arti luas. Dengan telah terwujudnya pembinaan kepegawaian yang tertib dan terpadu, kebijaksanaan selanjutnya saya arahkan pada usaha-usaha pembinaan karier bagi para pegawai.

Sebagaimana telah disebut diatas, waktu itu dirasakan kurangnya tenaga-tenaga yang terdidik serta mempunyai keahlian yang dibutuhkan. Oleh karena itu pada tahun 1968 mulai saya gariskan pokok-pokok kebijaksanaan pembinaan/peningkatan pengetahuan dan ketrampilan pegawai. Untuk menangani tugas-tugas ini saya bentuk Lembaga Pusat Pendidikan dan Latihan Personil (PUSOIKLATNIL) Pemerintah DKI Jakarta.(43) Pusat ini bertugas menyelenggarakan pendidikan dan latihan bagi pegawai.

Dalam pokok kebijaksanaan pembinaan karier pegawai, saya mengadakan pula pengaturan tentang jenjang kepangkatan para Kepala Pemerintahan Wilayah beserta stafnya.(44) Pengaturan itu dimaksudkan, agar dapat dijadikan pedoman bagi pembinaan karier pegawai-pegawai Pemerintahan Wilayah selanjutnya. Pengaturan jenjang karier personil pada Pemerintahan Wilayah pertama-tama dapat digarap karena struktur pangkat Pemerintahan Wilayah pada umumnya seragam serta sudah ada pedoman echeloneering tingkatannya.

Usaha-usaha lain dalam pembinaan karier personil dilakukan dengan pembentukan kader-kader (kaderisasi). Bagi pegawai-pegawai yang terampil  serta mempunyai prestasi yang baik diberikan kesempatan untuk berkembang. Pegawai yang memenuhi kriteria ini diwajibkan mengikuti pendidikan-pendidikan teknis kedihasan tambahan. Sehingga dikemudian hari dapat diproyeksikan untuk menduduki jabatan-jabatan yang lebih tinggi. Sejak semula kebijaksanaan untuk menegakkan sistim prestasi dibidang pembinaan kepegawaian telah diterapkan di lingkungan Pemerintah DKI Jakarta, dan dipedomani pula dalam pengembangan jenjang karier seseorang pegawai.

(34) Lihat Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta tgl.22 Juni 1966 No.B.6/6/52/66 tentang pembentukan Team pelaksanaan Integrasi Urusan Pemerintahan Umum.

(35) Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 15 Desember 1967 No. Jb.5/20/15 1967 tentang Pengangkatan Pegawai harian menjadi pegawai bulanan.

(36) Surat Keputusan Gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta tanggal 20 Nopember 1972 No.Jd.2/2/38/1972 tentang penetapan Rencana 10 Tahun Pengembangan Formasi Pegawai Pemerintah DKI Jakarta. Lihat juga: Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 15 Desember 1967 No.Jb.5/ 20/15/1967. Ibid (33).

(37) Badan Pertimbangan Kepegawaian dibentuk dengan surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 24 Nopember 1972 No.Jd.2/2/39/72 yang bertugas untuk memberikan saran dan pertimbangan kepada Gubernur DKI dibidang perencanaan pegawai juga mengenai masalah-masalah yang menyangkut kepegawaian.

(38) Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 14 Maret 1967 No. lb.3/1/ 30/1967 tentang Pemberian Bantuan (berupa tunjangan yang bertujuan peningkatan kegairahan bekerja) kepada para pegawai/pekerja Pemerintahan DKI Jakarta dan tanggal 10 September 1969 No.lb.20/8/4/1969 tentang Perubahan besarnya uang insentif untuk para Karyawan Pemerintah DKI Jakarta.

(39) Lihat Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 5 Juni 1966 No.Cc. 45/1/2/1966 tentang Tunjangan Beras, tanggal 7 Oktober 1966 No.C.36 /1/1966 tentang Pemberian Penghargaan Khusus kepada Pegawai DKI Jakarta yang bertugas di wilayah Kecamatan Pulau Seribu dan Surat Keputusan Gubernur tanggal 18 Maret 1968 No.lb.3/1/33/1968 tentang Pemberian Penghargaan Khusus kepada Pegawai-pegawai Pemerintah DKI Jakarta yang bertugas di wilayah Kecamatan Pulau Seribu.

(40) Surat Edaran Gubernur tanggal 12 Februari 1969 No.Fe/7/1/2/1968 tentang Bantuan Pinjaman uang tidak berbunga kepada Karyawan Pemerintah DKI Jakarta. Instruksi Gubernur tanggal 29 Desember 1967 No.lb.2/2/22/67 tentang Bantuan berupa pinjaman kepada Karyawan yang menderita bencana kebakaran dan Instruksi Gubernur tanggal 25 Januari 1968 No.lb.2/1/8/ 1968 tentang bantuan Pinjaman Uang tak berbunga.

(41) Lihat Instruksi Gubernur tanggal 24 Juli 1967 No.Jd.2/2/3/67 tentang Pemberian bantuan kepada Karyawan yang meninggal dunia berupa 3 bulan gaji sakaligus dan distribusi natura salama 3 bulan.

(42) Berdasarkan Surat Keputusan Gubernur tanggal 5 April 1969 No.Jd.2/ 1/15/69, Pemberian bantuan kepada Yatim Piatu.

(43) Lihat Surat Keputu san Gubernur tanggal 1 Juni 1968 No.Ab.12/1/4/1968 tentang Peraturan Penyelenggaraan Pendidikan dan Latihan Personil Pemerintah DKI Jakarta.

(44) Sk. Gubernur KDH. tanggal 27 April 1971 No. Ab.15/2/47/71 tentang jenjang karier personil perangkat Pemerintahan Wilayah.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)