Gita Jaya 4 : Administrasi Umum

Seperti telah saya kemukakan dimuka, tertib administrasi umum dan ketatausahaan yang dijumpai pada saat saya mulai menjabat Gubernur Kepala Daerah DKI Jakarta, mencerminkan adanya dualisme pengurusan. Administrasi Umum dan ketatausahaan yang diselenggarakan oleh Biro Pemerintahan Umum Pusat (UPU) di satu pihak, dan ada juga yang diselenggarakan oleh Pemerintahan Otonom di lain pihak. Keadaan semacam ini menimbulkan hambatan-hambatan. Sehingga sangat sulit untuk melakukan pengawasan dan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan Pemerintahan Daerah secara keseluruhan. Masing-masing pihak mempunyai sistim, pengurusan yang berbeda-beda. Baik dalam prosedur, arus dokumen, pencatatan pendistribusian, penyimpanan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kearsipan. Untuk mewujudkan ketertiban, koordinasi serta kelancaran tugas-tugas pekerjaan, prioritas utama dalam mengatasi masalah ini saya lakukan secara strukturil dengan mengintegrasikan kedua aparat tersebut diatas dalam satu wadah pengelolaan.(52) Dalam struktur yang terintegrasi ini seluruh tanggung jawab penyelenggaraan administrasi umum berada disatu tangan yaitu Biro III/Administrasi. Tugas-tugas Biro III/Administrasi tersebut disamping penyelenggaraan administrasi umum, semula juga dibebani. tugas pokok lain yang meliputi pengelolaan perlengkapan kantor, urusan rumah tangga dan masalah-masalah lain dibidang tugas bantuan yang tidak tertampung dalam tugas-tugas lembaga staf (Biro-Biro) yang lain.

Pada tahun 1966 itu juga saya gariskan kebijaksanaan mengenai pedoman hubungan kerja antara para pejabat eksekutif Pemerintah DKI Jakarta, termasuk pedoman tata kerja penyelenggaraan administrasi umum. Pedoman itu selanjutnya ditljangkan dalam berbagai bentuk pembakuan Penyelenggaraan Surat-menyurat Pemerintah DKI Jakarta.(53) Berkembangnya kegiatan Pemerintahan Daerah dari tahun ke tahun mengakibatkan semakin meningkatnya kegiatan penyelenggaraan administrasi umum.

Karena kebutuhan akan kecepatan pelayanan serta terdesaknya waktu yang dibutuhkan, seringkali beberapa unit perangkat Sekretariat Daerah melakukan penyimpangan penyimpangan dari ketentuan pedoman kerja yang telah ditetapkan. Pada surat masuk, misalnya tidak selamanya dapat diikuti keharusan untuk melalui Biro III/Administrasi untuk mendapatkan nomor agenda masuk. Begitu pula pada surat-surat keluar, banyak konsep surat yang langsung dikeluarkan oleh Direktorat atau Biro yang bersangkutan. Akibatnya, masing-masing instansi mengembangkan sistim filing sendiri-sendiri yang tidak memperlihatkan adanya sistim yang terpadu secara keseluruhan. Bilamana arsip-arsip tersebut sudah tidak tertampung lagi oleh Direktorat dan Biro yang bersangkutan, akhirnya dikirimkan ke Biro III/Administrasi sebagai barang titipan.

Sub Bagian Penyimpanan dari Bagian Penerimaan, Arsip dan Ekspedisi Biro III/Administrasi sangat sulit untuk menangani arsip titipan ini, karena sistim filingnya tidak sama. Kalau ternyata kemudian instansi yang bersangkutan membutuhkan arsipnya, terpaksa kesulitan dihadapi oleh petugas arsip yang harus mencarinya. Dalam pada itu arus dan volume surat-surat makin meningkat, sehingga dibutuhkan kecepatan dan kecermatan dalam tugas pengelolaan kearsipan. Penyimpanan-penyimpanan seperti disebut diatas perlu segera diatasi.

Pada tahun 1972 saya lakukan penyempurnaan Organisasi Biro III/Administrasi.(54) Perubahan pokok dari penyempurnaan organisasi adalah penyederhanaan dan pemecahan tugas dari Biro yang bersangkutan, sebagai berikut:
* Menyelenggarakan persiapan dan penyusunan acara serta penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu, baik tamu dalam negeri maupun luar negeri.;
* Mempersiapkan pelaksana penyelenggaraan Forum Rapat Eksekutif dan Forum Rapat Staf Koordinasi Sekwilda serta rapat-rapat yang dilakukan oleh unit perangkat Sekwilda.
* Mempersiapkan penyelenggaraan pertemuan-pertemuan yang diadakan oleh Gubernur, Wakil Gubernur dan pertemuan antara Eksekutif dan Legislatif.
* Membantu mempersiapkan pengurusan perjalanan dinas Gubernur Kepala Daerah, Wakil Gubernur termasuk para pejabat eksekutif lainnya.
* Mengumpulkan, meneliti dan menyusun serta menyajikan bahan laporan yang dipersiapkan untuk laporan wilayah maupun laporan Pemerintah DKI Jakarta kepada Pemerintah Pusat.
* Membantu penyelenggaraan administrasi dalam rangka memperlancar tugas-tugas kegiatan Pemerintah Daerah yang menyangkut masalah : Penerimaan, penyaluran dan penyimpanan; Pengetikan, reproduksi dan penjilidan; Urusan khusus Sekwilda.

Walaupun perbaikan/penyempurnaan dibidang strukturil telah dilakukan, ternyata Biro tersebut masih belum dapat mengatasi dan mengendalikan secara efektif seluruh masalah kearsipan. Sistim sentralisasi atau satu pintu dalam pengelolaan arsip belum terlaksana. Hal disebabkan, karena pedoman kerja para pejabat. Eksekutif dan penyelenggaraan surat-menyurat yang telah diatur dengan Keputusan Gubernur tahun 1966 dan penyempurnaannya pada tahun 1969, ternyata tidak dapat dijadikan pedoman secara efektif. Ketentuan-ketentuan yang terdapat dalam pedoman kerja yang dimaksud sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan volume pekerjaan dari kegiatan Pemerintahan yang sangat cepat. Besarnya volume surat Pemerintah DKI Jakarta, yang masuk melalui Biro III/Administrasi rata-rata 1200 surat sehari, belum termasuk surat-surat yang langsung diterima oleh masing-masing unit. Untuk menata surat sedemikian besarnya itu sangat diperlukan prosedur maupun sistim filing yang mantap, serta personil yang terampil untuk melayaninya.

Menyadari hal tersebut, saya mengambil langkah mulai lagi dari tahap paling dasar untuk menanggulanginya. Pertama, saya adakan hubungan kerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara dan Arsip Nasional RI (55) untuk menyelenggarakan penyempurnaan administrasi kearsipan itu. Disamping itu, untuk mendapatkan perbandingan sistim kearsipan di negara lain, saya manfaatkan Kerjasama Kota Jakarta dengan Amsterdam (JAKAM), saya datangkan seorang ahli kearsipan kota Amsterdam untuk memberikan pelayanan konsultasi. Selain itu, saya mengirimkan tenaga senior ke Amsterdam guna memperdalam pengetahuan di bidang Administrasi Kearsipan. Sebagai tindak lanjut dari kerjasama tersebut, Lembaga Administrasi Negara dan Arsip Nasional RI menyerahkan suatu konsep Pola Baru Kearsipan, sebagai jalan keluar dalam membina kearsipan yang lebih baik.(56) Dan untuk tugas-tugas penelitian dan penentuan Pola Baru Sistim Kearsipan yang sesuai dengan sistim Pemerintah DKI Jakarta, dibentuk Proyek Kearsipan Pemerintah DKI Jakarta.(57) Dengan demikian, pola kearsipan yang dirintis sekarang ini diharapkan dapat mengatasi masalah kearsipan di masa mendatang. Penelitian tersebut meliputi penentuan prosedur arus dokumen, pembakuan, jadwal retensi, penyusutan, klasifikasi dengan sistim UDC, peningkatan/modernisasi peralatan, kemungkinan penggunaan sistim komputerisasi dalam kearsipan.

Segi lain dari kearsipan yang telah mendapat perhatian saya, adalah keamanan dan kelestarian arsip. Untuk mengatasi masalah ini, telah saya kembangkan pula sistim penyimpanan arsip dalam bentuk microfilm. Untuk mengamankan arsip-arsip statis sebagai bukti sejarah, bahan penelitian dan pengembangan, telah pula dirintis pembentukan suatu pusat arsip statis Daerah.

(52) Keputusan Gubernur tanggal 22 Juni 1966 No. B.6/6/52/66 perihal Struktur Organisasi Sekretariat Pem. DKI Jakarta.

(53) Lihat SK Gubernur tanggal 7 Juni 1967 No. Aa. 4/1/5/1967 perihal penyelenggaraan surat-surat Pemerintah DKI Jakarta.

(54) Keputusan Gubernur KDH tanggal 11 Nopember 1972 No. lb. 12/1/10/1972 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Op, Cit. (11).

(55) Lihat: Piagam Kerjasama antara Pemerintah DKI Jakarta, Lembaga Administrasi Negara dan Arsip Nasional tanggal 13 Desember 1968 dan tanggal 1 Oktober 1970. Dalam Program Pendidikan dan Latihan Personil Pemerintah DKI Jakarta Lamp. VIII.

(56). Keputusan Gubernur KDKI Jakarta No. 1 tahun 1976 tanggal 15 Desember 1976 tentang Pola Administrasi Kearsipan dan Dokumentasi Pemerintah DKI Jakarta; Keputusan Gubernur KDKI Jakarta No. 2 tahun 1976 tanggal 15 Desember 1976 tentang Susunan Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah DKI Jakarta; Keputusan Gubernur KDKI Jakarta No. 3 tanggal 15 Desember 1976 tentang Prosedur Karsipan.

(57). Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 29 Mei 1975 No. B.III-3317/d/4/1975 tentang Pembentukan Proyek Kearsipan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)