Gita Jaya 4 : Perbekalan dan Perawatan Materiil

Kisruhnya administrasi Pemerintahan Daerah akibat adanya dualisme pemerintahan ternyata berpengaruh juga dalam pengelolaan perbekalan dan perawatan materiil. Hal ini dicerminkan dengan adanya perbekalan dan perawatan yang berada dibawah tanggung jawab Biro Pemerintahan Umum Pusat disatu pihak dan dibawah Otonomi dilain pihak.

Harus diingat, bahwa materiil adalah merupakan sebagian kekayaan sehingga mutlak harus diketahui, apa dan berapa yang telah dimiliki, berupa jumlah yang dibutuhkan, berapa jumlah investasi dan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan untuk perawatannya. Data ini sangat dibutuhkan untuk mengetahui jumlah kekayaan yang tertanam dalam materiil, dan juga sebagai bahan perencanaan dalam rangka pemenuhan pengadaan tambahan yang diperlukan. Disamping itu, juga karena peningkatan beban pekerjaan maupun pengelolaan di kedua perangkat itu tidak seragam, khususnya dalam pengendalian, pencatatan serta pengadaan.

Dalam usaha penertiban tata cara pengelolaan administrasi serta pengendalian, pada tahun 1966 tindakan pertama yang saya lakukan adalah mengusahakan terwujudnya perangkat yang mengelola perlengkapan materiil yang terintegrasi yaitu seksi Perlengkapan (47), namun dengan makin berkembangnya kegiatan pemerintahan, meningkat pula kebutuhan materiil. Untuk itu dibutuhkan adanya tata cara pengelolaan dan pengendalian yang lebih tertib dan sempurna. Selain itu guna menangani beban tugas-tugas yang makin meningkat tersebut, ternyata tidak. dapat hanya cukup ditampung dalam wadah. "Seksi". Oleh sebab itu pada tahun 1972 (48) kedudukan serta fungsi dari unit yang menangani perbekalan dan perawatan materiil ini ditingkatkan dan dikembangkan menjadi "Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil".

Dengan telah dikukuhkannya penyempurnaan dibidang strukturil maka tindakan selanjutnya adalah menyempurnakan tata cara pengelolaan perbekalan, perawatan dan pembakuan kebutuhan serta perawatan dan penghapusan, baik di bidang kwalitas maupun kwantitas barang. Ketentuan tentang pola pengaturan ini saya tuangkan dalam bentuk Keputusan Gubernur Kepala Daerah tentang Pedoman Pembinaan Materiil.(49)

Kebijaksanaan pengadaan materiil, saya lakukan dengan sistim sentralisasi. Selain itu, dalam rangka mewujudkan adanya efisiensi penggunaan materiil, telah pula saya tentukan adanya sistim pembakuan kebutuhan, baik mengenai jumlah, jenis dan harga untuk setiap barang yang dibutuhkan oleh setiap unit. Dengan cara demikian, akan dapat dijamin pula sistim pengendalian penggunaan materiil secara baik.

Pada saat sebelum dimulainya tahun anggaran baru, setiap instansi saya wajibkan mengajukan rencana kebutuhan tahunan materiil melalui Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil. Hal ini dimaksudkan untuk keperluan penyusunan rencana kebutuhan belanja barang. Pengajuan rencana kebutuhan materiil oleh instansi tersebut, realisasinya saya sesuaikan dengan kemampuan anggaran untuk setiap tahunnya.

Dalam hal pengadaan kebutuhan materiil yang dikaitkan dengan adanya pelelangan, dilakukan dengan sistim sentralisasi dan ditangani oleh Panitia Pembelian.(50) Khusus untuk pembelian barang-barang yang tidak ada di pasaran dalam negeri yang sangat khusus dengan standar tertentu, antara lain seperti ambulance, mobil tinja, mobil transfusi darah, pembeliannya dilakukan dengan cara mengimpor. Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah saya tetapkan dalam pedoman pembinaan materiil tersebut diatas, maka jenis barang-barang tersebut dibeli langsung tanpa tender dari Agen Tunggal atau pabrikan dari suatu merk tertentu. Cara pelaksanaannya dipilih dengan prinsip impor sendiri dan menunjuk salah satu Perusahaan Negara sebagai pelaksana imp or. Cara ini dipilih karena saya anggap paling efisien. Sebab harga bea dan lain-lain dapat dikontrol dan diawasi sesuai peraturan yang ada, antara lain marge importir diberikan maksimum 1½% dari harga cost and freight (C & F).

Oleh karena sistim pengadaan saya lakukan dengan sistim sentralisasi, maka dalam hal penyimpanan barang-barang saya tetapkan adanya gudang induk dan gudang unit pada masing-masing instansi. Gudang induk berfungsi sebagai pusat penyimpanan seluruh persediaan materiil yang ada, sedangkan gudang unit berfungsi pula sebagai gudang pembantu serta sebagai gudang, tempat penyimpanan barang-barang inventaris-instansi yang bersangkutan.

Juga dalam perawatan/perbaikan materiil, sesuai dengan ketentuan yang telah saya tetapkan dalam pedoman seperti tersebut di muka, saya lakukan dengan sistim sentralisasi serta pembakuan. Namun demikian, untuk kelancaran tugas-tugas di bidang perawatan pada batas-batas tertentu saya berikan pula tanggung jawab perawatan kepada instansi-instansi tertentu untuk mengurus pengelolaan perawatan materiilnya. Dengan catatan, bahwa kegiatan perawatan yang dilakukan oleh instansi tertentu tetap berpedoman pada pola-pola pembakuan di bidang perawatan materiil.

Tugas-tugas pengendalian dan pengawasan materiil, saya tugaskan kepada Inspektorat Wilayah Daerah dan Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil. Pada tahun 1971 sesuai dengan Instruksi Presiden No. 3 Tahun 1971, saya telah menugaskan kepada kedua instansi tersebut untuk melakukan inventarisasi seluruh kekayaan materiil yang ada.(51) Hasil inventarisasi ini mencerminkan keadaan inventaris yang riil per 1 April 1974. Selain itu, juga dapat digunakan sebagai dasar landasan untuk pengendalian mutasi barang, baik mengenai penambahan, penghapusan maupun pemindahan dari satu unit ke unit lain.

Sejak saat itu (1974) untuk dapat memelihara kemutakhiran data inventaris, penyelenggaraannya telah saya lakukan dengan bantuan komputer. Kegiatan pendataan atau invetarisasi dilakukan dua kali setiap tahun, yaitu per 31 Desember dan 1 April.

(47) Dalam Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 22 Juli 1966 No. B.6/52/1966 itu perangkat ini diwujudkan dalam bentuk seksi Perlengkapan Peralatan dan Pembelian.

(48) Dalam Kep. Gubernur KDKI Jakarta No. Jb. 25/2/17/72 tanggal 1 April 1972 tentang Pembentukan Biro VI/Perbekalan dan Perawatan Materiil.

(49) Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta 25 Oktober 1974 No. B.VI-5275/ a/3/1974 tentang Pedoman Pembinaan Materiil Pemerintah DKI Jakarta.

(50) Lihat Surat Keputusan Gubernur KDKJ Jakarta tanggal 16 Juni 1973 No. B.VI. c/1/1/1973 tentang Pembentukan Panitia Pembelian.

(51) Lihat Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta tanggal 2 Juli 1971 No. Ia.1/1/5/1971 dan tanggal 20 Pebruari 1974 No. B.Vlc.2.1/8/1974 tentang Pelaksanaan Inventarisasi seluruh kekayaan Materiil milik Pemerintah DKI Jakarta.

sumber:
Ali Sadikin. "Pengembangan Administrasi dan Pengelolaan Pemerintahan" dalam Gita jaya : catatan gubernur kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1966-1977. Jakarta : Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 1977.)